|
公共關係
--------------------------------------------------------------------------------
扶輪社必須確使其社區瞭解扶輪與扶輪的活動，並採取積極的步驟來提昇該社的形象。然而儘管各國文化不同，所有扶輪社都有其應該傳達訊息的對象，全體社員人人有責。
有效的公共關係可能有許多形式，從在社刊中倡導貴社的服務活動，到使報紙報導有關訪問貴社之有趣演講人等等。大眾對於扶輪的正面印象有助於吸收社員的行動，且有助於吸引社區(在財務與義工方面)支持扶輪社的服務活動。
你的責任
．指派一個扶輪社公共關係委員會，與媒體積極合作。
．確使貴社推動的計畫與活動能吸引媒體注意且有良好的印象。
．設法宣傳彰顯扶輪使命與成就的成功服務計畫或其他活動。
．設法物色新社員遞補與媒體有關的待補職業分類。
．與媒體合作時擔任貴社的發言人。
．經常提供有關扶輪使命與貴社之社區活動的最新訊息給事業與民間領袖、年輕人、與其他組織。
．確使貴社社員瞭解並履行他們有關扶輪社公共關係的責任。
．與當地媒體的代表培養關係。
大眾瞭解扶輪的唯一方法端視扶輪社員是否能積極努力與非扶輪社員分享扶輪知識。為貴社積極建立一個正面的公眾形象必須在扶輪社內與社區內一起進行。
在扶輪社內，你可以藉由下列方式來建立扶輪的正面形象：
．確使每位社員完全瞭解扶輪的歷史與理想，及貴社的計畫與活動
．鼓勵社員透過個人、事業、與專業上往來接觸的人，尋找促進扶輪目標與成就的機會
在社區內，你可以藉由公共關係活動建立扶輪的正面形象。
展開公共關係活動
有效的公共關係活動需要時間、努力與規劃。你應與貴社的公共關係委員會主委
合作，在新的扶輪年度開始時或之前訂定一項策略。這項策略的實際起點便是規
劃該年度計畫的行事曆。
目標觀眾
要確使扶輪在社區擁有正面形象需要針對區內不同族群或觀眾規劃公共關係
活動。這些觀眾包括：
．當地媒體(報紙、廣播、電視)
．報導教育或健康等特定主題的專業媒體
．當地政府官員
．商業界
．學生與教育人士
．民間領袖
．社區組織
．直接受扶輪服務計畫影響的人
什麼是新聞？
一般會吸引記者或其他媒體人的資訊種類因地而異。一般認為下列主題具有新聞價值：
．社區計畫或活動
．社區緊急事件
．時機合宜富有人情味的故事
．顯示全國或全球趨勢的地方故事
．社區傑出人士的活動
．有強烈視覺效果的故事
以下是可以有效宣傳的幾種特別的扶輪故事實例：
．傑出的義工
．已開發與開發中國家人民的互動
．當地扶輪社與/或扶輪基金會的計畫
．扶輪交換計畫，例如青少年交換、大使獎學金、或團體研究交換的參與者
．扶輪服務受益者富有人情味的故事
．根除小兒痲痺等疾病計畫活動---尤其是在小兒痲痺流行區域\
與媒體合作
與媒體聯繫準備工作如下：
．向地方平面媒體的記者、廣播記者、與電視記者宣傳扶輪社的服務計畫。
．為接受訪問作準備----瞭解你的主要訊息與重點，並以清楚、直接的方式呈現
．專注於事實，避免個人意見。
媒體工具
下列工具可以有效提昇貴社的公共形象：
發言人。通曉扶輪與扶輪社，且便於聯絡、知識豐富、口才便捷的扶輪社員。身為貴社選舉出來的領導人，你應該擔任貴社的主要發言人。
新聞稿。一份簡短的新聞報導，回答何人、何事、何地、何故、以及如何等基本問題。這份新聞稿應能快速向媒體傳達資訊且能作為新聞報導的基礎。
照片。如果照片品質不錯，便能大大提高新聞稿被採用的機會。拍照時請發揮想像力；試著拍出動作或呈現出故事。報紙一般需要黑白照片。照片務必附上說明，描述活動內容與照片中人物的姓名。可能的話應請專業攝影師拍照。
實況單。某一特定主題的寶貴背景資訊，可讓報導從地方的實例擴展為扶輪在全球的義工服務活動。扶輪針對扶輪各項計畫製作了許多實況單。請把這些實況單納入你的媒體資料袋或自行製作實況單。
構想信函。比新聞稿較不正式，提出報導的構想或表示願意協助報導。這樣的信函應該是針對某特定記者或媒體而編裁寫成。
記者會。只有在有攸關社區的重大事項需要宣佈時，才應邀請當地記者召開記者會。一般來說，是以一對一的方式與記者合作發佈新聞。
扶輪公益廣。在某些國家，廣播電台與電視台必須撥出少量時段播放公益廣告 (PSAS)。這些時段是免費的，主要是由非營利團體所使用，來宣佈特別的活動或訊息。在其他國家，非營利團體能有機會以折扣價格購買播出時段。國際扶輪有各種公益廣告；詳情請參考『目錄』(019-EN)。
媒體資料袋。對某些活動與其他已規劃的活動特別有用的背景資料。理想的媒體資料袋是一個印有扶輪標誌的小型資料夾，包含有關貴社與扶輪的一般性資料，以及有關某個特別會議或正在舉行的活動的資訊。
扶輪基本資料。要與大眾或媒體溝通時，務必納入扶輪基本資訊。常常某項扶輪活動獲得報導，然而有關扶輪的訊息卻少之又少。
重要的扶輪訊息
你可以修改或利用以下你在媒體訪問中想要傳達的訊息：
．扶輪是由社區義工組成的一個國際網路。
．扶輪努力改善全體人類的生活品質。
．扶輪是由120萬名事業與專業男女組成的一個國際服務組織，其成員以義工身分解決其家鄉與國際社會的需求。
．扶輪的存在是要在世界行善。扶輪推動地方性與國際的服務計劃，以促進世界瞭解與和平，並改善各種年齡與文化的人類的生活。
．扶輪的力量在於社員的自發性服務，這些社員是事業與專業領袖，組成一個國際網絡共同推動各種滿足人類需求之計劃。
．扶輪社員是品格正直的男士及女士，代表各層面的事業與專業背景。他們都是義工，年齡各有不同，自願努力解決社區與國際的問題。
．扶輪的力量呈現在國際與地方。扶輪在全球160多個國家有超過30,000個扶輪社來服務社區，十分適合處理健康與衛生不良、飢餓、與環境惡化等重大問題。
．扶輪社在免疫行動中的義工與財力上的協助，有助於讓小兒痲痺從一國接著一國，一地域接著一地域絕跡。然而，直到小兒痲痺從所有國家與地域消失，根除小兒痲痺才能成真。
．扶輪在各目標國家的社區內的領導力量，是『世界衛生會議』選擇以根除小兒痲痺為目標的決定因素。國際扶輪是全球根除小兒痲痺戰爭中主要的私人部門夥伴。
與公共關係有關的扶輪社各委員會
在你指派對社的公共關係委員會主委時，你應該盡力挑選一位有公共關係專業驗，熟悉當地媒體的社員出任。公共關係委員會負有以下責任：
．把貴社、扶輪、扶輪的歷史與目標、與成就傳達給大眾，尤其是在扶輪理解推行月(1月)期間
．與媒體合作，確使貴社的活動獲得適當的宣傳
與貴社辦理服務活動的委員會合作，透過當也媒體宣傳貴社成功的計劃
．建立一份媒體聯絡人名單並且經常更新
．迅速及確實答覆媒體所詢問的貴社活動
．就公關事務向貴社社長提出建議
．與社區內主要的組織及領導人溝通
．與地區公關主委合作，經常通或她可能引起當地社區層次以上的興趣的故事
．與雜誌委員會合作，隨時讓國際扶輪得知有新聞價值的扶輪社計劃。
其他支持公共關係的委員會包括：
．社員發展委員會-可以協助吸收合格的媒體代為社員
．扶輪知識委員會-可編印一份貴社的小冊子或建立網站及籌劃一份扶輪知識資料袋讓來賓及非扶輪社員及媒體瞭解
．雜誌委員會-可提供『英文扶輪月刊』或扶輪地域雜誌給當地媒體與圖書館、醫院及學校之類的社區場所
．所有服務導向的委員會-可通知公關委員會值得媒體報導的活動。
公共關係資源
可自國際扶輪取得的資料
以下為可向國際扶輪取得有關公共關係之各種出版物與資料及資源的部份清單。欲取得進一步資訊，可參考『目錄』(019-EN)
．『有效的公共關係：扶輪社指南』Effective Public Relations.. A Guide for Rotary Clubs (257-EN)
．扶輪網站(www.rotary.org)-包含有關公共關係的資訊，包括全球各地成功公共關係行動的實例、新聞稿範本、與其他祕訣。(請上網至國際扶輪網站的有效公關區Effective Public Relations登記。)
．『扶輪公益廣告』(PSAs)-國際扶輪製作的平面媒體、廣播、電視公益廣告
人力資源
．國際扶輪的『公共資訊處』(Public Relations Division)可提供公共關係的一般指導；提供著重扶輪歷史、主要計劃、與服務活動的實況單；及藉助全國性訴求，來協助宣傳地方的故事。
電話：(847)8663-000
傳真：(847)866-8237
電子郵件：pr@rotaryintl.org
．地區各委員會(尤其是地區公共關係委員會)
．扶輪發言人-包括國際扶輪、地區與扶輪社職員；扶輪基金會前受獎人；大使獎學金學生；扶輪青少年交換計劃參與者
--------------------------------------------------------------------------------
|
